流程與責任解構者 vol.02

一個簡單的印刷案，卻在交稿後出現致命錯誤：
做好的圖卡打成了去年的日期，發出去才發現。

客戶憤怒、窗口驚慌，設計師堅持：

「我用的是檔名叫 final 的版本啊，真的不是我弄錯。」

我一看資料夾，果然，裡面有這些檔名：

• Final.jpg
• Final_v2.pdf
• FINAL_final版.ai
• Final_真最終版_0612（品牌確認）.indd
• FINAL-FINAL-真的印這個-0609.ai

問題是，沒有一個人能說出到底哪一個是「最終可印」的版本。

檔案命名不是設計師的責任，但影響的是整個流程

很多人覺得，命名只要能自己分得清楚就好。
但印刷流程裡，會看這個檔案的人可能包括：

• 設計師自己
• 窗口／PM
• 客戶行銷部門
• 印刷廠製稿人員
• 加工協力廠

每一個人都有可能因為誤讀命名，而用錯檔案。

顧問觀察：流程失控，不是因為犯錯，而是因為沒人能「回頭對版本」

設計師不會記得一個月前哪個檔是定稿。
窗口不會知道這個版本跟上週改了哪裡。
印刷廠看不懂誰寫的「FINAL」比較 FINAL。

當這一切混在一起的時候，
你會發現最恐怖的不是改錯，而是 —— 根本不知道改過。

如何建立「不會自爆的命名流程」？

1. 命名請包含這三件事：

• 用途（出片／校稿／送印）
• 版本時間（例如：v3_0722）
• 備註重點（ex：確認上膜）

範例：
XX設計_DM校稿版_v3_0722_已標註上膜區.ai

2. 每次修改請寫下版本紀錄，丟在共用簡報或表單上

不是要你做系統，而是簡單列出：

• 版本號／修改人／修改內容／定稿者／交付日

這張表才是未來出事時的關鍵依據，不是設計稿。

3. 不要相信「大家應該會知道哪一個是最新的」

每次檔案傳送都要加一句明話：

• 「本檔案為目前確認用於送印版本，請勿另用舊版」
• 「此為設計第 4 版，尚未定稿，請勿轉發加工單位」

只要這句話寫清楚，出了事才知道問題出在哪裡。

小結

很多設計師出事後說：「我不是故意的啊。」
的確，沒有人是故意的。但錯誤就是從「不以為意的命名習慣」開始。

作為顧問，我不是要替大家上命名課，而是提醒你：

「流程不靠記憶，也不靠猜測，靠的是每一次交付時都敢說：我知道這就是對的檔案。」

因為真正的「最終版」，不是那個檔案名稱最像 final 的，
而是那個所有人都能追溯它從哪裡來、為什麼用的那一版。