突然的「先做這個」，讓所有進度亂掉，怎麼辦？

你手上的任務排得好好的，進度表、優先順序、交付日期都已經跟團隊對齊。
結果主管突然丟下一句：「這個先做！」
原本的計畫瞬間被打亂，手上的工作只能擱置。

這種「緊急任務插隊」的情況，在很多公司是常態。
問題不是你不願意配合，而是——
插隊的代價，沒有人在計算。

緊急任務不等於免費切換

專案管理裡有個現象：
任務切換的成本，往往比完成任務的成本更高。
因為你中斷了一個進行中的工作，除了重啟需要時間，
還會讓原本的交付時間延後，甚至影響其他人的串接進度。

如果每一次插隊都沒有記錄和討論，團隊會默認：
「反正改一下順序沒什麼影響。」
久而久之，沒有一個期限是真的，沒有一個進度表能作數。

插隊不是不能，而是要讓代價透明

真正的關鍵不是拒絕緊急任務，而是讓每一次插隊的代價被看見。
例如：

• 標註變更原因：記錄這次插隊是為了哪個目標、什麼事件觸發
• 明確影響範圍：讓相關人知道原本工作會延後多久
• 設定恢復時間：插隊結束後，明確回到原先進度的節點

這些紀錄，不是為了推卸責任，而是避免插隊成為沒有上限的習慣。

主管的角色：判斷「急」的成本

從主管角度看，臨時任務往往有外部壓力，例如客戶要求、突發狀況、上級指令。
但真正的管理能力，在於判斷：

「這件事急，但是否急到要中斷正在進行的工作？」

當你明白每一次插隊的成本，才能做出正確的取捨。
否則，你會用一個「解決當下」的決定，
換來接下來一週的進度延遲與團隊疲勞。

結語

緊急任務不可避免，但進度混亂可以避免。
不管是團隊成員還是主管，都應該養成一個習慣——
在改變優先順序之前，先計算一次代價。

因為專案不是只有一條線在走，
每一次插隊，都可能在別的地方引發延遲。
而真正成熟的團隊，懂得在緊急和穩定之間，找到平衡點。