流程與責任解構 vol.01

某次專案，我接到一通電話。
設計師急著問我：

「客戶說印錯檔案，但我明明照窗口給的版本送印，現在怎麼辦？」

我打開印刷流程紀錄，對照設計師、業主、印刷廠三方的對話紀錄。
結果發現 —— 是窗口自己把 v1 檔案誤認為最終版，卻沒跟設計師確認就催出稿件。

這時客戶指責設計師「沒確認檔案」，設計師說「是你們窗口給的版本」，而窗口說「她以為那就是最終版」……大家說得都沒錯，但誰負責？

這，就是我最常處理的場面之一：

責任不是消失了，而是散掉了。

為什麼這種事常發生？

1. 設計師交稿流程不明
   • 有些設計師交兩個版本：一個可編輯、一個試排，卻沒備註哪一個是最終版。
2. 窗口沒有備份決策紀錄
   • 把群組訊息當正式流程，錯貼一版就再也回不去了。
3. 印刷廠沒被授權確認檔案版本
   • 覺得誰給就誰對，不會主動詢問版本狀態。

身為印刷顧問，我怎麼判斷與介入？

我的原則是：不預設誰該負責，而是「還原現場的判斷鏈」。

• 誰第一個看到版本改動？
• 誰做了選擇？
• 誰擁有最終決策權？
• 有沒有留下紀錄證明？

當責任鏈斷裂，就不能指責最後一個人錯，而是要看：這整個系統，有沒有辦法讓錯誤停在中間。

給設計與窗口的防錯建議

對設計師

• 交稿時寫清楚：「此為最終版，後續如有改動請再開新版本」
• 檔名統一命名，例如「202508_v2_最終版.pdf」
• 不要輕信口頭說法，記錄與備份截圖才是保險

對窗口或業主

• 傳稿時註明：「我收到的是版本 X，如需改動請明確告知」
• 若內部多方確認，請先「自己確認過」再送印
• 千萬不要說「就先這樣吧」這五個字，那會變成保不住的黑洞

小結

流程不是保護專業的人，而是防止出錯時「找不到人」。
你可以有三個設計版本、五個內部審稿流程，但請確保：

「出錯時，我們找得到關鍵轉捩點，而不是互踢皮球。」

如果你是一個在流程中幫大家整合角色、預判錯誤、還原現場的人，請你記得：

這就是你身為顧問、窗口、甚至設計師的重要價值 ——
不是全知，而是能讓每個人少一點後悔。